Effektiv kommunikation i sommerhusområder (2015)

Offentliggjort 26-08-2015

Formål

Projektets formål er at udvikle og teste forskellige kommunikationsredskaber og –kanaler, tilpasset de forskellige grupper af sommerhusbrugere.

Resultatet vil være en mere effektiv kommunikation, som vil nå brugerne i de ”affaldssituationer”, hvor de har behov for at få/have information om affaldshåndteringen.

Dette kan først opnås, når der er skabt viden om brugernes adfærd, behov samt hvor og hvordan de søger information. Succeskriterier for projektet er derfor:

  • Sommerhusområderne og deres brugergrupper er kortlagt og beskrevet.
  • Der er udviklet kommunikationsredskaber og de bedst egnede kommunikationskanaler er identificeret ift. brugertyper.
  • Kommunikationsredskaber og -kanaler er afprøvet og de mest effektive og praktiske midler og kanaler er fundet.
  • De effektive kommunikationsredskaber og -kanaler er formildet til kommunerne og til relevante aktører (udlejningsbureauer m.v.).

Resultater

Projektet har gennemført følgende:

  • Sommerhusområderne og deres brugergrupper er kortlagt og beskrevet. (CRT-rapporten).
  • Der er udviklet kommunikationsredskaber og de bedst egnede kommunikationskanaler er identificeret ift. brugertyper. (Guide til virkemidler)
  • Kommunikationsredskaber og -kanaler er afprøvet og de mest effektive og praktiske midler og kanaler er fundet. (Resultatop0samlinger m.m.)
  • De effektive kommunikationsredskaber og -kanaler er formildet til kommunerne og til relevante aktører (udlejningsbureauer m.v.). (Rapport effektiv kommunikation i sommerhusområder).

Projektet som helhed præsenteres i en PowerPoint-rapport, som indeholder:

  • Relevante udtræk af CRT-rapporten i form af danmarkskort med bl.a. antal sommerhuse i de danske kommuner, udlejningsfrekvensen og fordelingen af kommunernes turister efter nationalitet.
  • En kort præsentation af de virkemidler der er testet af de 4 områder samt korte konklusioner på effekten af de testede virkemidler.
  • En samlet konklusion på testresultaterne og virkemidlerne, projektet som helhed og nogle afsluttende bemærkninger.

Center for Regional- og Turismeforskning/Aalborg Universitet har produceret rapporten ”Kortlægning af sommerhusområder i Danmark - med særligt henblik på affaldshåndtering” som havde til formål at etablere et data- og vidensgrundlag for efterfølgende at kunne udvikle målrettede kommunikative redskaber om affaldshåndtering til brugere af sommerhuse.

Public Funk har produceret ”Guide til virkemidler” som lister mulige virkemidler til brug ikke kun i forbindelse med orientering om affaldshåndtering, men også sagtens kan bruges i anden sammenhæng i sommerhusområder af forskellig art. Public Funk har også produceret 4 resultatopsamlinger baseret på test af virkemidler og før- og efterundersøgelser på Bornholm, i Odsherred, Jammerbugt og Hjørring kommuner.

Endelig har Odsherred Kommune produceret deres egen slutrapport på deres test af virkemidler.

Både virkemidlerne og resultatopsamlingerne er refereret i projektpræsentationen.

Kortlægningsrapporten giver også en masse konkret og relevant information om de enkelte kommuner, specielt omkring deres sommerhusområder. 

Aktiviteter gennemført i projektet

Projektet blev initieret på baggrund af de sommerhustunge kommuners behov for at kunne indsamle de genanvendelige fraktioner i netop sommerhusområderne for at kunne opfylde ressourcestrategiens mål om 50% genanvendelse af dagrenovationen inden 2022.

Der blev etableret en styregruppe af sommerhustunge kommuner (BOFA (Bornholm) (projektledelse), Jammerbugt kommune, Hjørring kommune, Odsherred kommune og Halsnæs Forsyning samt DAKOFA og KL.

Styregruppen gik straks i gang med at udfærdige en ansøgning til kommunepuljen, og da denne var godkendt og midlerne bevilligede, gik arbejdet i gang.

Da projektet var startet op blev der tilføjet en følgegruppe ligeledes bestående af kommuner og affaldssleskaber i sommerhustunge områder (Aalborg kommune, Kalundborg kommune, Gribskov Kommune, Din Forsyning, RenoDjurs, Refa, Dansommer Nordjylland, SOL Odsherred og Turistchefen i Odsherred).

Første fase var en kortlægning af sommerhusområderne. Denne skulle bl.a. omfatte udlejningsandelen, turisternes nationalitet og alder, hvilke aktører der var væsentlige i forhold til sommerhusene og brugen af disse samt om der var danske eller udenlandske erfaringer, som projektet kunne trække på.

Denne opgave blev lagt i hænderne på Center for Regional- og Turismeforskning i Nexø og Aalborg Universitets bornholmske afdelings, Ressourcelab Bornholm, og blev gennemført hen over sommeren 2015.

Resultatet af kortlægningen kan læses i CRT-rapporten ”Kortlægning af sommerhusområder i Danmark - med særligt henblik på affaldshåndtering”. Uddrag af rapporten indgår i projektets præsentation med kildeanvisninger.

På baggrund af kortlægningen blev fase 2 så iværksat.

Fase 2 omhandlede skabelsen af en række forskellige kommunikationsværktøjer, som efterfølgende skulle testes af i de forskellige typer af sommerhusområder.

Opgaven blev udbudt i licitation. 7 kommunikationsbureauer bød på opgaven som blev vundet og overdraget til Public Funk. Public Funk gik i gang med udviklingsarbejdet i august 2015 og hen over vinteren blev der udarbejdet et virkemiddelkatalog (Guide til virkemidler), som er vedlagt afrapporteringen som bilag.

Kataloget indeholder 17 forskellige virkemidler spændende fra klistermærkeark til bannere på genbrugspladserne og fra dørhængere på sommerhusdøren til plakater m.m. ved turistattraktioner. Alle virkemidler kan fås på dansk, engelsk og/eller tysk. Det oprindelige katalog blev grundigt gennemgået af både styre- og følgegruppen, og dette arbejde resulterede i det endelige virkemiddelkatalog.

Det fører så frem til Fase 3, testfasen. Her skulle så mange virkemidler som muligt prøves af ”ude i virkeligheden”.

4 kommuner/selskaber lagde sommerhuse og energi til testfasen.

  • Hjørring Kommune testede dørhængere, flyers og E-post.
  • Jammerbugt Kommune testede klistermærker med tømmedag, oversigtskort, husorden til ophæng og dørhængere.
  • Odsherred Kommune testede E-post og foldere.
  • Bornholm (Bofa) testede INFO ved seværdigheder, plakater hos bureauer, genbrugspladsskiltning og INFO på egen hjemmeside.

Et bredt udsnit af virkemidlerne fra kataloget er altså blevet testet af i forskellige typer af sommerhusområder. Resultatet af virkemidlerne blev fundet gennem før- og efterundersøgelser i form af spørgeskemaer. Resultaterne af disse undersøgelser findes i de fire del-rapporter fra Public Funk: Bofa, Hjørring Kommune, Jammerbugt Kommune og Odsherred Kommune. Hovedkonklusionerne er også trukket frem i afrapporteringspræsentationen.

Følgende virkemidler er ikke blevet testet i projektet:

  • National landingpage.
  • Annoncer.
  • Arbejdstøj.
  • Skraldebil.
  • Oversigtskort til udlevering.
  • Nudging.
  • Fællesskabende faciliteter for borgermøder m.m.

Hjørring Kommune har dog benyttet skraldebilen som kommunikationsmiddel i anden anledning, og med positivt resultat.

Projektets gode råd til andre

  • Man kan med fordel trække på erfarne projektledere både før og under projektet. Som uerfaren projektleder kan man risikere at løbe ind i problemer af både den ene og den anden art.
  • Når man kommunikerer på andre sprog, så skal man sikre sig, at det er en professionel oversætter der udfører oversættelsen, samt at denne efterfølgende bliver kvalitetssikret.
  • Når man kommunikerer internt på mail i f.eks. styre- eller følgegruppe, så er det en fordel at bruge projektnavnet i mailens emnefelt. Alternativt kan den enkelte mail drukne i modtagerens indbakke.
  • Det har vist sig at være en god ide, at trække lod om en præmie blandt de indkomne besvarede spørgeskemaer. Man kan med fordel måske endda få den sponseret af en eller flere interessenter i området.
  • Det vil være en god ide, at lave en forventningsafstemning mellem de involverede parter. Hvem laver hvad blandt styre-, følgegruppe og konsulenter.
  • Vores konsulenter foreslog også, at man kan holde et møde med potentielle konsulenter inden det endelige udbud og forlods få afstemt forventningerne.
  • Endelig kan det være en god ide at holde styr på materialer m.m. f.eks. i Dropbox og hold eventuelt møder via telefonen eller Skype i stedet for dyre, fysiske møder med tunge rejseomkostninger.

Kontaktperson

Steffen Gerdes, BOFA 

Fakta om projektet

Hovedansøger: BOFA, Bornholms Affaldsbehandling
Medansøger: Odsherred Kommune, Halsnæs Forsyning, Hjørring Kommune, Jammerbugt Kommune, KL og DAKOFA
Tilskud: 816.374 kr.

Projektet er afsluttet.

Stil et spørgsmål om projektet til ansøgeren:

Skriv din besked herover

Angiv din e-mail herover

Projektet er gennemført med tilskud fra Miljøstyrelsen. Det skal bemærkes, at offentliggørelsen af projektet ikke nødvendigvis betyder, at det pågældende indlæg giver udtryk for Miljøstyrelsens synspunkter. Offentliggørelsen betyder imidlertid, at Miljøstyrelsen finder, at indholdet udgør et væsentligt indlæg i debatten omkring den danske miljøpolitik.