Ny udbudslov: Gode råd til proces og dialog med markedet

Offentliggjort 14-06-2016

BLOG: En god udbudsproces garanterer ikke en succesfuld ordning ‒ men den er et væsentligt skridt på vejen. Få en række gode råd til processen og mulighederne for markedsdialog i den nye udbudslov.

Af Dorte Hvid-Jacobsen, chefkonsulent, Rambøll

Fra 1. januar 2016 er en ny udbudslov trådt i kraft i Danmark, som implementerer det nye udbudsdirektiv direkte i dansk lovgivning. Med loven indføres der også nye muligheder for procedurer, samt opdatering af nogle af de eksisterende.

Den nye udbudslov betyder bl.a. nye rammer og adgang til dialog i forbindelse med valg af kommende samarbejdspart ‒ primært for udbud med forhandling (pkt. 3), konkurrencepræget dialog (pkt. 4) og innovationspartnerskaber (pkt. 5).

En god udbudsproces er naturligvis ikke en garanti for et godt samarbejde efterfølgende ‒ men det er ofte et ret væsentligt skridt på vejen. Derfor kommer her en række gode råd til, hvordan projektansvarlige i kommuner og forsyninger kan opnå den mest optimale udbudsproces. Nederst i artiklen kan du se et eksempel på en solid tidsplan for et offentligt udbud.

Opgavens omfang og valg af procedure
Mange kommuner og forsyningsselskaber skal i de kommende år implementere nye affaldsordninger, der øger genanvendelsen af vores husholdningsaffald. Et af de centrale skridt i den proces er at gennemføre en række udbud. Det kan være i forbindelse med igangsætning af forsøgsordninger, indkøb af affaldsbeholdere, udbud af indsamling og transport samt behandling af affaldet.

Inden man som projektansvarlig går i gang med at udarbejde selve udbudsmaterialet, bør det kortlægges, præcist hvilken type af opgave, der skal udbydes, og hvor stor entreprisesummen i kontraktperioden, inkl. optioner og mulige forlængelser, skønnes at blive. Type og omfang af opgaven har nemlig stor betydning for hvilke regler, selve udbudsprocessen skal varetages under.

Den nye udbudslov giver mulighed for følgende procedurer:

  1. Offentligt udbud
  2. Begrænset udbud
  3. Udbud med forhandling
  4. Konkurrencepræget dialog
  5. Innovationspartnerskab
  6. Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse
  7. Projektkonkurrencer

Hvem skal inddrages?

Dernæst bør man nøje overveje, hvem der skal inddrages i processen. Borgerne, politikerne, affaldsselskabet og/eller nabokommunerne? Interessentinddragelse vil bibringe ethvert udbud kvalitet – så længe det sker på de rigtige tidspunkter i processen og inden for en klart defineret ramme. Skal der ske en indledende dialog med markedets aktører for at sikre, at nyeste viden og innovation inddrages i materialet?

Endelig bør man nøje vurdere, om der er behov for teknisk og juridisk sparring. Særligt når man skal beskrive nye affaldsordninger, som ikke er en del af den eksisterende daglige drift, kan der opstå behov for både teknisk og juridisk sparring til dele af udbudsmaterialet. En tidlig afklaring af kompetencer internt i organisationen og eventuelle behov for ekstern sparring kan gøre processen kortere og mere farbar for den projektansvarlige.

Nye rammer for dialog med markedet

Der er også mulighed for at inddrage markedet, dvs. potentielle tilbudsgivere. Med den nye udbudslov er rammerne for at foretage indledende markedsundersøgelser blevet nærmere defineret. En markedsundersøgelse kan være at modtage eller opsøge dialog og sparring fra potentielle tilbudsgivere, tekniske eksperter eller myndigheder med viden om området.

Markedsundersøgelsen kan eksempelvis handle om teknologiske valg, tekniske specifikationer, tidsplaner eller detaljeringsgrad i udbudsmaterialet. Der er ingen formelle betingelser forbundet med denne dialog, men den må ikke virke konkurrenceforvridende. Det indebærer at, ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet skal overholdes.

Det betyder, at du som udbyder skal sikre, at de relevante oplysninger, der er udvekslet i forbindelse med markedsundersøgelsen videregives, såfremt de har betydning for opgaveløsningen. Derved kan andre tilbudsgivere også få lige adgang til oplysningerne. Ligeledes skal tidsfristerne være tilpas lange, så fordelen for de udvalgte tilbudsgivere, der har deltaget i dialogen, udlignes mest muligt.

Det er i sidste ende den udbudsansvarlige, som skal sikre, at dialogen ikke resulterer i ulig konkurrence.

Når løsningen skal skræddersys i særlig grad

Procedurerne vedrørende udbud med forhandling (pkt. 3), konkurrencepræget dialog (pkt. 4) og innovationspartnerskaber (pkt. 5) indebærer i særlig grad nye rammer og adgang for dialog i forbindelse med valg af kommende samarbejdspart.

Disse tre procedurer er tænkt at skulle anvendes i de situationer, hvor der efterspørges ydelser som ikke er "hyldevarer", og hvor der reelt er noget at forhandle om mellem udbyder og tilbudsgiver. Det betyder, at f.eks. løsningen eller markedet ikke skal være kendt af udbyder på udbudstidspunktet, og at det er dette forhold, der løses gennem den udvidet mulighed for forhandling eller dialog.

Innovationspartnerskaber skal ligeledes anvendes i de udbudsprocesser, hvor man som udbyder reelt ikke ved, om der overhovedet er en løsning i markedet, og hvor den efterspurgte ydelse er en innovationsproces.

Disse tre udbudsformer giver dermed muligheder for øget dialog i udformningen af den endelige opgavevaretagelse. Men disse muligheder kræver også et omfattende arbejde med at sikre gennemsigtighed og lige vilkår for alle mulige tilbudsgivere. Kommunen skal derfor være klar over, at det kan betyde en mere omkostningstung og tidskrævende proces, når man sammenligner med de traditionelle udbudsformer.

Den nye udbudslov stiller nye krav

Med den nye udbudslov implementeres en række nye krav til selve udbudsmaterialet. Som et helt nyt element indføres et fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), som alle tilbudsgiver skal udfylde. Efter tilbudsevalueringen skal kun den tilbudsgiver, som man ønsker at indgå kontrakt med, dokumentere de oplysninger, som er angivet i ESPD'et.

Endvidere indføres der krav om, at alt materiale, herunder den planlagte evalueringsmodel, offentliggøres ved annoncering af udbuddet. Det er således ikke længere muligt at arbejde på kravspecifikationen, mens en eventuel prækvalifikationsrunde gennemføres.

Et tredje nyt og væsentligt krav er indførelse af et "følg eller forklar"-princip i forhold til opdeling af kontrakter, f.eks. opdeling i geografiske områder eller separate delopgaver, når det er muligt. Princippet skal sikre, at flest mulige kontrakter fremadrettet vil være inden for små og mellemstore virksomheders rækkevidde. Hvis ikke kontrakten opdeles, skal der være en forklaring beskrevet i udbudsmaterialet.

Fordele ved præcise opgavebeskrivelser

I udbudsmaterialet er der en lang række elementer, som den udbudsansvarlige medarbejder skal sikre har den fornødne kvalitet i forhold til den affaldsordning, der ønskes tilbudt borgerne.

Først og fremmest skal opgavebeskrivelsen være så præcis som overhovedet mulig. Ydelsen, som leverandøren skal levere, skal beskrives meget præcist – og det skal tydeligt fremgå, hvordan denne leverance skal fungere i forhold til resten af affaldssystemet.

Jo bedre tilbudsgiveren kan se, hvad der ønskes leveret (i form af beskrivelser, certificeringer og priser fra ordregivers side), desto mindre usikkerhed og risiko skal tilbudsgiver medregne i tilbuddet. Dermed bliver selve konkurrencen mere gennemsigtig, ligesom det bliver nemmere at prissætte opgaven fra tilbudsgivers side.

Gode udbud giver konkurrence ‒ og godt samarbejde

For at sikre at kommunen eller forsyningen opnår mest mulig konkurrence i en udbudsproces, er det vigtigt at arbejde grundigt med selve tilbudslisten og øvrige selvstændige kravspecifikationer – samt den evalueringsmodel, som tilbuddene skal vurderes efter.

Det er også vigtigt med en operationel kontrakt, der tydeliggør rolle- og ansvarsfordelingen mellem ordregiver og leverandør. Såfremt samarbejdet skal blive en succes, er det afgørende med en kontrakt, der indeholder klare men også afvejede bestemmelser om bl.a. risikofordeling, bod- og bonusbestemmelser samt misligholdelsesbeføjelser.

Sidst, men ikke mindst er en solid tidsplan for udbudsprocessen afgørende for en veltilrettelagt proces, der i sidste ende skal sikre borgerne gode affaldsløsninger i den rigtige kvalitet og til det fastsatte tidspunkt.

Gode råd

  • Brug den nødvendige tid på at afklare hvilken ydelse, der skal udbydes (indhold og omfang) samt at identificere de usikkerheder, der er ved gennemførelsen af udbuddet (viden og kompetencer).
  • Søg nødvendig viden og kompetencer for at kunne udarbejde udbudsbetingelser og kravspecifikationer, f.eks. gennem markedsdialog, interessentinddragelse og eventuelt konsulentbistand til teknisk og juridisk sparring.
  • Udarbejd udbudsmateriale, og gennemfør udbudsprocessen efter gældende regler ud fra valg af udbudsprocedure.
  • Husk reglerne for frister: Minimumsfrist for afgivelse af tilbud er 35 dage i et offentligt udbud (men kan sagtens være længere). Minimumsfristen ved et begrænset udbud er det minimum 60 dage fordelt på minimum 30 dages frist til ansøgning om prækvalifikation og minimum 30 dages frist til tilbuddet.
  • Husk at indregne tid i tidsplanen til at indhente den påkrævede dokumentation fra den tilbudsgiver, som man ønsker at indgå kontrakt med, dvs. efter tilbudsevalueringen og inden meddelelse om vindende tilbud. Efter udbudslovens § 151 skal dokumentation indhentes, inden man kan træffe endelig beslutning om tildeling af kontrakten.
  • Vær opmærksom på, om der er krav om politisk godkendelse af tildelingsbeslutningen.
  • Sørg for tilstrækkelig tid fra kontraktindgåelse til entreprisestart, så den vindende entreprenør reelt har mulighed for at forberede en solid entreprisestart.
  • Sæt god tid af til dialog med entreprenøren i forbindelse med opstart og de løbende kontraktopfølgning – for at sikre et godt og tæt samarbejde om gode affaldsløsninger til glæde for brugerne.

Nyttigt link: www.udbudsportalen.dk

undefined

Blogindlægget er udtryk for skribentens egne holdninger, som ikke nødvendigvis deles af Miljøstyrelsen.

Artikler på Genanvend.mst.dk

Dorte Hvid-Jacobsen

Dorte Hvid-Jacobsen er chefkonsulent i Rambøll.

Miljøstyrelsen offentliggør rapporter og indlæg vedrørende forsknings- og udviklingsprojekter inden for miljøsektoren. Det skal bemærkes, at en sådan offentliggørelse ikke nødvendigvis betyder, at det pågældende indlæg giver udtryk for Miljøstyrelsens synspunkter. Offentliggørelsen betyder imidlertid, at Miljøstyrelsen finder, at indholdet udgør et væsentligt indlæg i debatten omkring den danske miljøpolitik.

Stil Dorte Hvid-Jacobsen et spørgsmål vedr. indlægget

Felter med (*) skal udfyldes